黄山“四化联动”提升交易档案管理水平

黄山市公共资源交易中心充分发挥档案在业务事项办理、案件调查取证等方面的积极作用，为行政监督及行业主管部门提供查阅、借阅、调用等服务，切实做到项目档案依规管理、规范借阅。归档电子化。各类交易项目档案，按照“一项一档”原则，以“件”为单位进行归集整理。升级电子档案系统，实现电子档案“一键归档、一键刻录、一键下载”，切实提升档案管理水平及档案利用率。检索智能化。根据项目的流程节点进行自动抓取、自动归档，实现项目交易全流程留痕，确保项目档案的完整性和有效性。通过数字化存储和智能化检索功能，可以短时间内在电子档案系统找到所需的电子档案。管理标准化。出台《黄山市公共资源交易中心业务档案管理办法》《黄山市公共资源交易中心交易项目电子档案管理办法》，明确交易项目档案的归集要求、归档时限以及档案管理中各主体的工作职责。设置各业务科室档案管理员，负责档案的入库、查询及调阅等工作。调阅规范化。明确档案查询、调阅事项的办理和审批流程，加强对档案查阅和调阅过程中的安全风险控制，防止档案信息泄露。建立档案查询、调阅台账，做到借阅人身份、借阅事由、借阅期限等信息可追可溯。2024年以来，共接待查询、调阅交易项目档案78人次，涉及1306个项目。